随着学校研究生教育、学科学位点建设的迅速发展，按照“明确目标，清晰职责，按需设岗，依岗择员，加强服务，规范管理，协作互助，提高效率”的原则，根据中华人民共和国教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案规范工作》精神，结合我校工作实际，经研究，特制定本实施细则。
一、 组织领导
（一）研究生档案是衡量学校研究生教学管理水平和教育质量的标志之一，是学校档案的重要组成部分，是研究生教学管理的重要内容。研究生院由一名副院长分管档案工作，院办设专职档案员，各业务办公室确定一名兼职档案员（一般由各科室负责人担任）。院领导将在检查工作的同时对各科室档案工作进行检查和考核，作为办公室业务检查评比内容之一。
（二）为确保我校研究生档案的齐全完整、准确和系统，研究生院各办公室都应把文件的形成、积累、整理和归档纳入管理工作的程序和职责范围。院领导要高度重视档案管理工作，经常关心、过问、定期检查档案的立卷归档工作。
二、 档案的归档时间及范围
（一）招生办公室
在招生工作结束后两个月内，将以下招生工作中产生的文件材料移交相应部门：
1、新生人事档案移交学生处；调档名册移交院档案室。
2、报考登记表（含考生复试记录表、体检表、委培定向合同等）移交院档案室。
3、当年招生工作中上级部门下发的有关文件。
4、招生工作中向上级部门报送的招生计划、报告、总结和批复，在招生工作中形成的有关文件、办法及对重大问题的处理决议等移交院档案室。
5、新生录取名册等材料除移交院档案室外，新生录取名册在新生入学前还要交本院培养办公室，由培养办公室提交给相应部门。
（二）培养办公室
研究生培养工作中产生的档案，在各阶段工作结束后两个月内移交院档案室：
1、研究生培养方案及课程表。
2、硕士导师选聘的相关材料及名册。
3、教材建设的相关材料。
4、研究生培养登记表(含培养计划、成绩登记、开题报告、科研成果)。
5、提前或延长毕业、奖惩、休学、复学、停学、退学、转学、提前读博、出国等审批材料。
6、领取毕业证名册。
7、高等学校教师进修班、研究生课程进修班学员名册、培养登记表及领取结业证名册。
8、进修（旁听）生的名册和成绩登记表。
9、研究生学籍卡。
10、在研究生培养方面形成的有关文件（含上级部门下发的有关文件）。
（三）学位办公室
在学位授予、学科学位点建设和学位信息工作过程中产生的材料，在各阶段工作结束后两个月内移交院档案室：
1、校学位评定委员会以及各学科学位评定分委员会换届材料。
2、博士生导师遴选材料。
3、学科学位点建设材料（含学位点评估、优秀博士论文评选、新增学位授权点申报材料）。
4、校学位评定委员会及各学位评定分委员会通过的历届研究生授予博士、硕士学位名单及汇总表。
5、学位质量评估检查材料。
6、学位信息工作站有关材料。
7、在学位工作中形成的有关文件。
8、学位授予材料两份（含学位申请书、论文评阅书、博士论文同行专家评议书、论文答辩会议记录和决议书、论文答辩申请表、论文答辩审核表、论文初稿、录有论文电子文档的软盘、同等学力申请硕士学位材料、学位证书复印件）。
9、领取学位证书名册。
（四）院办公室
1、研究生院在当年工作中产生的以下档案材料，于下一年年初移交院档案室：
（1）教育部以及各上级部门的来文、来函、批件等；研究生院向上级部门的请示报告。
（2）研究生院发展规划、工作计划、工作总结、规章制度、工作条例、文件、调查报告。
（3）院办公会议记录、大事记。
2、院档案室的档案移交
（1）毕业生离校后半年内将毕业生的有关材料移交、转递相应部门。
（2）院本部归档材料按学校规定时间移交学校档案馆。
三、档案的立卷及管理
（一）立卷归档要求
按照学校档案馆的规定，立卷归档按下列要求办理：
1、归档的文件材料必须字迹清楚端正，格式统一，签字盖章手续完备。
2、立卷归档的案卷标题要拟写准确，案卷封面应填写完整，书写要工整、规范。
3、卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批复在前、请示在后的要求排列。
4、卷内文件排列合理（可按时间、问题排），不同年度和学年度的文件材料一般不得放在一起立卷。
5、按照卷内文件排列顺序，依次在右上角或左上角加盖页号，无论单面或双面，凡有文字，均应编号。
6、卷内文件应去除金属物，分别用不锈钢订书针装订。案卷装订要结实、整齐、无落页。
7、卷内目录和备考表应填写完整。
8、督促有关人员做到用笔规范，凡属长期和永久保存的文件，严禁使用铅笔、圆珠笔和复写纸。
（二）档案的立卷和移交
1、各办公室严格履行文件材料的登记、签收制度，按收发文件的性质、特点，注意工作材料的积累，坚持做好平时的预立卷工作。向专职档案员移交归档，须经检查符合归档要求后方可办理移交手续，以便建立完整的档案。
2、院专（兼）职档案员要有高度的责任感和事业心，在日常处理档案工作中要留心每件材料的作用，对文件的现实价值和历史价值要有较为深刻的了解。对毕业研究生的档案要及时归档转递，同时对本部门形成的材料要及时整理、装订、立卷。对当年形成的各类档案，经分管领导审核后，按期向校档案馆和相关部门移交归档，并办理归档手续。
（三）档案的查阅和借阅
查阅和借阅档案应进行登记。借（查）阅者不能在档案材料中随意更改，如发现有误，须得到有关负责人及立卷人许可方得到更正。借（查）阅完毕及时归还。
四、其它
本实施细则在征求各相关部门意见的基础上，经2003年5月12日主任办公会讨论通过，并开始施行。
云南大学研究生院
二00三年五月
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